Информационно-поисковые технологии для электронного делопроизводства

Информационно-поисковая разработка представлена системой поиска и проигрывания документов. В системе предусмотрены развитые способности индексирования, хранения и поиска документов, включая полнотекстовое индексирование.

Поиск может быть составным и включать несколько поисковых атрибутов из перечисленных в таблице типов. Поисковым результатом служат образ отысканных документов и содержание инстракций, построенных в процессе индексирования либо его ручного Информационно-поисковые технологии для электронного делопроизводства атрибутирования. Отысканные образы могут быть распечатаны либо переданы по корпоративной сети для просмотра с другого рабочего места.


Набросок 7.2. Информационно-поисковые технологии для электрического делопроизводства

Запрос строится методом наполнения шаблона ключевиками, содержание которых юзер может задавать произвольно. Поиск документов по запросу осуществляется на 2-ух уровнях: поначалу происходит поиск в справочнике Информационно-поисковые технологии для электронного делопроизводства данных, а по ссылкам ищется (при задании юзером соответственных атрибутов) сам документ. Обычно, хранение документа осуществляется автономно из-за огромных объемов архива и необходимости использования оптических накопителей инфы. Такая архитектура, не считая всего, позволяет минимизировать время, затрачиваемое на физический доступ к документам в режиме множественных запросов, также Информационно-поисковые технологии для электронного делопроизводства обеспечивает

доступ данных из неоднородных (гетерогенных) сетей. Необходимо подчеркнуть, что образ документа может храниться как в текстовом, так и графическом формате. В последнем случае он, обычно, является результатом использования OCR-технологий.

Таблица 7.1. Виды работы с документами

Индексирование значит: Хранение включает: Поиск предугадывает:
1. Реквизитную индексацию 2. Ручное управление структурами хранения документов 3. Настройку состава полей Информационно-поисковые технологии для электронного делопроизводства, типа и длины контрольных карточек в архиве 4. Автоматическую полнотекстовую индексацию документов 5. Автоматическое определение фо-рмата файла электрического документа 6. Индексацию текста документа сходу при его вводе 7. Морфологический анализ индекси-руемых текстов для приведения по-мещаемых в индекс слов к канони-ческой форме (нормализация текста в индексе) 8. Наличие стоп-словарей при полно Информационно-поисковые технологии для электронного делопроизводства-текстовой индексации и обеспечение их опции 9. Выделение из текста сложных (со-ставных) определений и понятий 10. Поддержку и настройку словарей и тезауруса 11. Технологию реквизитной разметки документов 12. Настройку набора реквизитов 13. Возможность разных режимов реквизитной разметки документов (ручной, автоматической, полуавто-матический) 14. Интеграцию с случайными программками сотворения, просмотра и конфигурации электрических документов 1. Работу с Информационно-поисковые технологии для электронного делопроизводства библиотеками магнитоопти-ческих дисков, магнитных лент, компакт-дисков для хранения огромных объемов инфы 2. Управление наружными носителями 3. Хранение электрических документов случайного формата, аннотирован-ных текстов, по которым ведется поиск 4.Хранение в системе для каждой стра-ницы как ис-ходного изо-бражения, так и распознанного текста 1. Наличие стан-дартного Информационно-поисковые технологии для электронного делопроизводства языка запросов к БД 2. Реквизитный поиск документов 3. Полнотексто-вый поиск, точ-ность поиска 4. Поиск по име-нам документов и аннотациям 5. Формирование сложных запро-сов с использова-нием логических операций 6. Контекстный поиск и меру близости слов при поиске 7. Адекватность поискового результата запросу 8. Морфологичес-кий анализ при построении зап-роса 9. Возможность работы Информационно-поисковые технологии для электронного делопроизводства с систе-мой удаленных юзеров

Глава 8. ТИПОВЫЕ ИПС

8.1. Справочно-правовая система "Гарант"

Основное меню.

Создано для выбора 1-го из главных действий с информационной базой и имеет разные избираемые юзером виды: для Юриста, Профессионала, Управляющего, Менеджера, Бухгалтера, различающиеся набором разделов в информационном блоке. Содержит 4 блока:

1) Блок правовой инфы содержит полный набор правовой Информационно-поисковые технологии для электронного делопроизводства инфы. В разделе "Документы" этого блока хранятся все имеющиеся в базе документы.

2) Блок экономической инфы содержит информация, адресованную экономисту и бухгалтеру: "Налоговый календарь", информирующий о сроках платежей, информацию о количестве рабочих дней в отчетном периоде и пр.

3) Блок поиска содержит разные средства поиска документов в базе.

4) Блок обновления, из которого Информационно-поисковые технологии для электронного делопроизводства юзер может получить статистическую информацию об применяемой базе и по мере надобности обновить базу.

Поиск документов.

Юзер имеет возможность избрать из 4-х видов поиска, представленных в системе, зависимо от инфы об разыскиваемом документе.

1) Поиск по реквизитам обычно употребляется, если заблаговременно известны такие реквизиты документа, как вид, номер, дата принятия, принявший документ Информационно-поисковые технологии для электронного делопроизводства орган, кусок текста документа и т.п. Условия для поиска можно соединять воединыжды логическими операторами, непростой запрос может быть сохранен для следующего использования.

2) Поиск по ситуации употребляет словарь, составленный из ключевиков, содержащихся в документах базы. Для поочередной конкретизации запроса словарь разбит на 2 уровня – основной и подробный, представленных в виде дерева. Процесс формирования Информационно-поисковые технологии для электронного делопроизводства запроса заключается в выборе ключевика либо слов, соединенных в запросе логическим оператором Либо.

3) Поиск по источнику опубликования позволяет находить документы с известным источником опубликования и является аналогом электрической каталога содержания печатных изданий, публиковавших документы, находящиеся в информационной базе.

4) Поиск по классификаторам позволяет создавать выборки документов по определенной теме. Имеются 5 классификаторов Информационно-поисковые технологии для электронного делопроизводства: спец и общий, в каком представлены все документы базы.

¨ судебная и арбитражная практика,

¨ международные договоры,

¨ объяснения и комменты,

¨ проекты законов,

¨ общий.

Для поиска документов по определенной теме можно использовать поиск по реквизитам.

Списки документов и внедрение папок. В поисковом результате формируется перечень соответственных Информационно-поисковые технологии для электронного делопроизводства запросу документов, содержащий главные реквизиты документов, по которым может быть отсортирован. Списки можно сохранить в папке для следующего воззвания к ним. В "Гаранте" реализована многоуровневая система папок, к которым можно использовать операции объединения и скрещения. Сформированные юзером папки сохраняются после закрытия программки.

8.2. Справочно-правовая система "Консультант+"


informacionnij-byulleten-profsoyuza-5-43-2002-g-stranica-2.html
informacionnij-byulleten-profsoyuza-558-2004-g-stranica-6.html
informacionnij-byulleten-profsoyuza-659-2004-g-stranica-9.html