Информационное обеспечение в процессе управления

Информационное обеспечение в процессе управления

Столичный Муниципальный Автомобильно-Дорожный Институт (Технический Институт)

Кафедра экономики дорожного хозяйства.

Реферат: «Информационное обеспечение в процессе управления».

Педагог:

                  Виноградова В.Ю.


Студент:

                  Гончарова В.А.

МОСКВА  1998г.

План.

        

1. Научный способ управления……………………стр. 2

2. Управленческий цикл…………………….…….стр. 3

3. Схема информационной системы……………..стр. 5

4. Управленческая информация и закономерности

ее движения………………………………………...стр. 7

5. Особенности обмена письменной

информацией………………………………...……стр. 10

6. Собрание Информационное обеспечение в процессе управления и совещание как форма обмена управленческой информацией…………………..стр. 12

7. Организация деловых бесед…………………..стр. 15

8. Теория инфы…………………...………стр. 19

9. Организация коммуникативных процессов….стр. 22



























Ни одна организация никак не может производить свою деятельность без инфы. В процессе обычного функционирования организации, управления ею в различного рода инфы нуждаются все ее работники, от обычного рабочего либо Информационное обеспечение в процессе управления служащего, до директора. В данном реферате рассматриваются разные виды инфы, пути ее передачи и почти все другое.


1. Научный способ управления.


Проверка корректности сформулированной догадки

Формирование гипотез и установление зависимостей

Ремвантная информация

Наблюдения (сбор и анализ инфы)

 






                                                                                                            Догадка

                                                                                                            Не верна











                                                                                    Гипотеза

                                                                                    верна

Реализация принятия решений






Теория и направление управления.

Исследуются два трансформационных процесса:

· вещественные процессы;

· информационные процессы Информационное обеспечение в процессе управления, в каких управление рассматривается как информационное воздействие.

Эти два процесса отражают две стороны управления:

¨ содержимое;

¨ форма либо способ исследования процесса.


Содержательной стороной процесса занимаются прикладные науки, а формой процесса управления занимаются управленческие науки — менеджмент.

Информационные процессы являются не самоцелью, они призваны в итоге управлять вещественными потоками, взаимодействием Информационное обеспечение в процессе управления вещественных и информационных потоков.

2. Управленческий цикл.

Управленческий цикл содержит внутри себя четыре функции, — это планирование, организация, мотивация, контроль. Данные функции обхватывают все виды управленческой деятельности по. созданию вещественных ценностей, финансированию, марке­тингу и т. д.

Планирование. Эта функция представляет собой по сущест­ву процесс подготовки решений Информационное обеспечение в процессе управления. Этапы планирования:

а) поста­новка целей;

б) определение начальных предпосылок;

в) выявле­ние альтернатив;

г) выбор лучшей кандидатуры;

д) ввод и выполнение плана.

Организация. Функция организации нацелена на упорядоче­ние деятельности менеджера и исполнителей. Это сначала оценка менеджером собственных способностей, исследование подчинен­ных, определение возможных способностей каждого работ­ника, расстановка сил Информационное обеспечение в процессе управления и т. д. Вся эта организаторская деятель­ность протекает на фоне проявление полностью определенных струк­тур предприятия.

Мотивация. После проведения предварительных мероприя­тий менеджер должен обеспечить успешное выполнение работы В этих целях употребляются: а) стимулирование, т. е. побуждение работников к активной деятельности при помощи наружных факто­ров (вещественное и Информационное обеспечение в процессе управления моральное стимулирование); б) фактически мотивирование, т. е. создание у работников внутренних (психических) побуждений к труду. Основным тут являются: заин­тересованность в труде, потребность в трудовой активности, пе­реживание чувства ублажения от трудовой деятельности. Менеджер, чтобы удачно выполнить эту функцию управления должен быть компетентен в разных качествах коммуникации Информационное обеспечение в процессе управления он должен развивать у себя надлежащие умения и способности.

Контроль. Эта функция, как гласил Г. Файоль, «состоит в доказательстве того, что все идет в согласовании с принятым планом, существующими директивными документами и приня­тыми принципами управления». Другими словами, контроль — это процесс проверки и сравнения фактических результатов с заданиями.

Круговорот управленческого цикла Информационное обеспечение в процессе управления. Как понятно, менед­жер повсевременно занят воплощением управленческих функций. Если он желает обеспечить будущее собственному предприятию (орга­низации), ему нужно по суровому врубаться во все детали уп­равления. И начинать необходимо с планирования. Каждый профес­сионал планирует свою работу

— управляющий с карандашом в руках и с обыкновенной канцелярской резинкой проводит многие Информационное обеспечение в процессе управления часы над бюджетом;

— торговец кропотливо обдумывает собственный процесс общения с покупателями;

— плотник до того как сделать надрез на кусочке дерева, про­изводит разметку. Он следует мудрейшему совету: «Сем раз отмерь, один раз отрежь».

Если работа спланирована, то она должна быть организована, а работники подготовлены для целенаправленной деятельности. Они обязаны Информационное обеспечение в процессе управления иметь четкую линию поведения и осознавать, что их ожидает впереди. Работники тянутся к детальному осозна­нию собственной работы, они открываются для делового контроля сво­их производственных операций. Отсюда, необходимость в кон­троле. Он включает: а) обычный и понятный план деятельности; б) действенные и ненавязчивые способы контроля Информационное обеспечение в процессе управления; в) оборотную связь, т. е. надежную информацию о прогрессе в работе;  г) кор­ректирующие деяния.

Достаточно нередко корректировка обеспечивается без каких-то усилий: подчиненному довольно услышать от управляющего какую-либо побудительную фразу либо даже слово: «Так дер­жать!» «Будь внимательней!» «Хорошо!» и т. д. Все это воздей­ствует на чувственную сферу Информационное обеспечение в процессе управления работника. Реакция работника тут моментальная. Существенно сложнее производить коррек­цию, если приходится обращаться к организационным факто­рам. Скажем, работник уяснил сущность собственной деятельности, вклю­чился в работу, но фуррора не последовало. Неувязка может со­стоять в том, что работы оказалось больше, чем ожидалось. Тут требуется популярная перегруппировка усилий, а Информационное обеспечение в процессе управления может быть и соответственная помощь. Время от времени появляется необходи­мость введения конфигураций в планирование.

Как видно все четыре функции управления (планирование, организация, мотивация и контроль) находятся в определенном круговороте. Они взаимно связаны и взаимообусловлены: ни одно звено из этой цепи не выкинешь.

Главные задачи:

а) деятельность менеджера Информационное обеспечение в процессе управления заключена в 4 главных функциях (планирование/организация, мотива­ция, контроль). Любые другие виды деятельности работают на эти главные функции, отличающие менеджера от других лиц бизнеса;

б) так как менеджер добивается целей организации при помощи собственных подчиненных, то функция мотивации сейчас является самой значимой;

в) цели организации могут быть достигнуты толь­ко Информационное обеспечение в процессе управления при условии отлично налаженной оборотной связи, т. е. при осуществлении надежного контроля. Но контроль — это не опека. Действенный контроль — это совет, помощь, современная подсказка, поощрение, одобрение и т. д. Контроль не несет внутри себя возмездия за упущения;

г) все главные функции менеджмента цементируются действиями, менеджера по принятию решения Информационное обеспечение в процессе управления. Действенные решения, подчеркивает южноамериканский тео­ретик менеджмента К. Киллен — «залог существования коммер­ческого предприятия». Они являются значимым элементом каждой из рассмотренных выше 4 функций управления

3. Схема информационной системы.


                                                                      













В АСУ можно выделить две главных подсистемы:

¨ Многофункциональную, выполняющую функции, связанные с управлением производства;

¨ Обеспечивающую, выполняющую собственные процессы (математическое и программное Информационное обеспечение в процессе управления обеспечение).

Схема АСУ олицетворяет кибернетическую систему.

Трехуровневая система управления.

                                                                                                                                        

Переработанная информация поступает к руководителю

III уровень

II уровень

I уровень

Цели

                                                      



4. Управленческая информация и закономерности ее движения.

Под управленческой информацией понимается совокупа сведений о положенной процессах, протекающих снутри компании и ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений.

Информация может быть классифицирована по Информационное обеспечение в процессе управления раду позиций, а именно:

1. по предназначению (одноцелевая связана с решением одной кон­кретной препядствия; многоцелевая применяется при решении не­скольких самых различных заморочек);

2. по способности хранения (закрепляемая информация может храниться фактически нескончаемо, не подвергаясь при всем этом иска­жению, чему очевидцы наскальные надписи и картинки; не закрепляемая информация употребляется в Информационное обеспечение в процессе управления момент получения; она также может храниться некое время, но при всем этом равномерно искажа­ется и исчезает);

3. по степени готовности для использования (первичная информация представляет собой совокупа приобретенных конкретно из источника несистематизированных данных, содержащих много излишнего и ненадобного; промежная информация состоит из све­дений, прошедших через процесс подготовительной «очистки» и Информационное обеспечение в процессе управления сис­тематизации, позволяющей решить вопрос о определенных направле­ниях и методах их предстоящего внедрения; конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие реше­ния);

4. по полноте информация бывает частичной либо всеохватывающей (последняя дает всесторонние исчерпающие сведения об объекте и возможность конкретно принимать любые решения; пер­вая на практике Информационное обеспечение в процессе управления может употребляться исключительно в совокупы с дру­гой информацией);

5. по степени надежности информацию можно поделить на до­стоверную и вероятностную (вероятностный нрав может быть обоснован принципной невыполнимостью получить от суще­ствующего источника надежные сведения, так как имеющиеся способы не позволяют этого сделать; неминуемыми искажениями при их передаче, в особенности Информационное обеспечение в процессе управления в критериях иерархии управленческой структуры; заведомым распространением вначале неверных све­дений).

 Специфической формой такового рода управленческой инфы являются слухи. Они представляют собой продукт творчества коллектива, пытающегося разъяснить сложную, чувственно зна­чимую для него ситуацию при отсутствии либо недочете офици­альных сведений. При всем этом начальная версия, кочуя от 1-го члена коллектива к Информационное обеспечение в процессе управления другому, дополняется и корректируется до того времени, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большая часть. Достоверность этого варианта зависит не только лишь от истинности ис­ходного, да и от потребностей и ожиданий аудитории, а потому может колебаться в спектре от 0 до 80—90%.

Так как люди в Информационное обеспечение в процессе управления главном склонны считать, что слухи исхо­дят из источников, заслуживающих доверия, управление компаний нередко пользуется этим обстоятельством, распространяя с помощью их све­дения, которые по тем либо другим причинам не могут быть преданы официальной огласке. В то же время нужно подразумевать, что доверием к слухам пользуются и участники конфликтов, желающие нерадивыми Информационное обеспечение в процессе управления способами склонить окружающих на свою сто­рону.

Информация может быть также классифицирована по объему, источникам, возрасту, методам передачи и распространения (о последних в этой теме мы будем гласить специально).

Исследования демонстрируют, что от 50 до 90% рабочего времени современный менеджер растрачивает на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров Информационное обеспечение в процессе управления, приема гостей, составления и чтения разных документов и т. п. И это — актуальная необходимость, так как информация сейчас перевоплотился в важный ресурс социально-экономического, технического, технологического развития хоть какой конторы. В та­ких критериях обладание информацией значит обладание реальной властью, потому лица, причастные к ней, нередко стремятся ее Информационное обеспечение в процессе управления утаивать, чтоб потом на ней спекулировать — ведь нехватка инфы дезориентирует всякую хозяйственную деятельность. Правда, точно так же ее дезориентирует и излишек инфы, потому всегда нужно уметь отделить подходящую информацию от ненадобной, полезную от никчемной.

Движение инфы от отправителя к получателю состоит из нескольких шагов. На первом происходит Информационное обеспечение в процессе управления ее отбор, который может быть случайным либо целенаправленным, выборочным либо сплошным, предписанным либо деятельным, произвольным либо основывающимся на определенных аспектах и т. п.

На втором шаге отобранная информация кодируется, другими словами облекается в ту форму, в какой она будет доступна и понятна полу­чателю, к примеру, письменную, табличную, графическую Информационное обеспечение в процессе управления, звуковую, символическую и т. п., и соответственно этому подбирается подходящий метод ее передачи — устный, письменный, при помощи различного рода искусственных сигналов, условных символов. Считает­ся, что при передаче инфы, в особенности принципиальной, не стоит ограничиваться одним каналом — сообщения по способности луч­ше дублировать, не злоупотребляя, но, составлением по каждому поводу документов, по Информационное обеспечение в процессе управления другому поток бумаг может "захлестнуть".

На 3-ем шаге происходит передача инфы, а на верхнем ее получение, восприятие получателем, декодирование, другими словами расшифровка, и осмысление.

Отправитель хоть какой инфы всегда ожидает, что каким-то образом на нее отреагирует и донесет до него эту реакцию, другими словами, установит с Информационное обеспечение в процессе управления ним оборотную связь. Таким макаром, оборотная связь — есть сигнал, направляемый получателем инфы отправителю, в каком подтверждается факт получения сообщения и характеризуется степень осознания (либо недопонимания) содержащейся в нем инфы..

В эталоне оборотная связь должна быть сознательной, а потому планироваться заблаговременно, облекаться в лучшую форму, соответ­ствующую ситуации, способности восприятия партнером Информационное обеспечение в процессе управления (а не собственному удобству), устанавливаться без промедления, в ответ на определенный сигнал (в особенности, если о ней требуют) и характеризоваться благожелательностью. Сигналами сознательной оборотной связи при устной передаче инфы бывают уточнение, перефраз, обобщение, выражение чувства. Так как такие сигналы могут быть довольно слабенькими, то за реакцией партнеров необходимо внима Информационное обеспечение в процессе управления­тельно следить

Устойчивая оборотная связь позволяет значительно повысить надежность обмена информацией и хотя бы отчасти избежать ее утрат и помех, искажающих ее смысл.

К таким помехам сначала относятся стереотипы, другими словами устойчивые представления по поводу людей и ситуаций, дозволяющие су­дить о их по ассоциации. Пристрастием к стереотипам может стра Информационное обеспечение в процессе управления­дать как отправитель инфы, так и ее получатель, потому при осуществлении коммуникаций нужно удостовериться в реальном осознании партнерами сущности препядствия, а не ограничиваться обычным вопросом «как сообразили?», на который обычно в любом случае отвечают

Часто информация искажается вследствие того, что отпра­витель и получатель имеют различный статус, положение, тенденциозно относятся Информационное обеспечение в процессе управления друг к другу либо к тому, о чем либо о ком речь идет. Естественно, схожий подход «до добра» не доводит, и его необходимо реши­тельно преодолевать, критически, но Сообщение может не восприниматься из-за отсутствия энтузиазма к нему, недопонимания его значимости. Этот энтузиазм доводя до сведения напарника Информационное обеспечение в процессе управления выгоды, которые он может иметь, отнесясь к инфы подабающим образом, и утраты, связанные с ее игнорированием.

Препятствием обмену информацией могут служить и «техни­ческие неполадки». К ним сначала относится различное осознание знаков, при помощи которых информация передается, вызванное различиями в образовании, специальности, квалификации, государственными особенностями или слабеньким познанием языка Информационное обеспечение в процессе управления.

Нередко вербальная, другими словами передаваемая при помощи слов информация искажается невербальным «довеском», Которые также могут по тем либо другим причинам восприниматься разносторонне (в Болгарии, как понятно, отрицание сопровождается кивком головы, что в большинстве государств воспринимается как символ согласия).

В конце концов, искажение либо утрата инфы происходит под воздействием физиологических и Информационное обеспечение в процессе управления психических обстоятельств: вялости, слабенькой памяти, забывчивости, рассеянности партнеров, их лени либо напротив, импульсивности, не позволяющих сосредоточиться, лишней чувственности, нетерпеливости, выражающейся в перебивании напарника, забегании вперед, недослушивании до конца, неизменном комментировании услышанного. Все это не дает воз­можности одному из участников обмена информацией донести ее до другого в полном объеме, а Информационное обеспечение в процессе управления другому — подходящим образом ее воспринять, что в итоге отражается на качестве управ­ленческих решений.

В определенной степени процесс обмена информацией облег­чает краткость, ясность, недвусмысленность сообщений, в какой бы форме они не передавались, неизменный контроль за ее содержани­ем, методами передачи и приема, внедрение параллельных и перекрестных информационных каналов Информационное обеспечение в процессе управления, дублирование устной ин­формации письменной.


5. Особенность обмена письменной информацией.

Обмен письменной информацией осуществляется в рамках фир­мы методом издания и распространения различного рода документов — приказов, инструкций, служебных записок и т. п. Положительными качествами таковой инфы являются: закрепленность на мате­риальных официальная

наилучшее усвоение людьми по сопоставлению с устной. В то же Информационное обеспечение в процессе управления время, ее бывает трудно уточнять и дополнять и в целом она обходится весь­ма недешево.

Потому к составлению документов нужно подходить весь­ма кропотливо, и сначала исходя из убеждений их цели. В качест­ве такой могут выступать: информирование служащих, оказа­ние на их нужного управленческого воздействия, инструктаж в связи Информационное обеспечение в процессе управления с воплощением той либо другой работы, контроль за ее ре­зультатами, отчет о изготовленном за определенный период, сообщения о каких-то событиях и т. п.

В согласовании с целью сотворения документы могут быть распо­рядительными (приказ, указание); организационными (положение, утомившись, аннотация, протокол); информационно-справочными (справ­ка, докладная либо пояснительная Информационное обеспечение в процессе управления записка, акт, служебное письмо, телеграмма, - телефонограмма, факсограмма, командировочное удос­товерение); личными (автобиография, заявление, доверенность).

Другим требованием к документу является точное определение его содержания и объема. Объем документа обычно связан с харак­тером и интерпретацией содержащихся в нем сведений. Это могут быть отобранные и классифицированные по тому либо Информационное обеспечение в процессе управления иному прин­ципу факты; обоснованные суждения; выводы и советы, побуждающие людей (исполнителей и управляющих) к необходи­мым действиям.

Вся имеющаяся информация в документ обычно не включает­ся, ибо он не должен быть очень огромным; по мере надобности она отражается в приложении либо запрашивается дополнительно. Сами вопросы освещаются в Информационное обеспечение в процессе управления тексте в порядке убывания относительной значимости, а незначительные не врубаются совсем. В то же время документ должен быть довольно полным и содержать всю основную информацию, нужную для осознания сущности про­блемы. Спорных вопросов в документах обычно стараются не за­трагивать, либо в последнем случае давать их, как и объяснения в Информационное обеспечение в процессе управления приложении

Очередное требование к документу — определенность в отношении получателя, другими словами адресата. Нужно отлично представлять для себя, какой информацией он располагает по содержащимся в доку­менте вопросам и каково отношение к ним и к отправителю (согла­сие, доверие, поддержка, непредвзятость, безразличие, колебание, предубеждение, сопротивление и т. п.). Все это позволит верно отобрать Информационное обеспечение в процессе управления информацию, включаемую в документ, и подходящим образом расставить акценты в ней, также сконструировать сораз­мерные способностям получателя задачки.

Содержание документа излагается понятным, лаконичным язы­ком, исключающим двоякое истолкование его смысла, по опре­деленной схеме. В заголовке и первых фразах раскрывается сущность задачи; дальше формулируются предпосылки возникновения документа Информационное обеспечение в процессе управления, делаются выводы и советы (необходимо подразумевать, что это — не одно и то же!). В конце концов, в заключение приводятся нужные обоснования ее решения.

Помещение на 1-ое место в тексте документа важнейшей инфы позволяет заинтриговать адресата, получить у него нужную поддержку, ну и вообщем посодействовать ему сразу принять решение Информационное обеспечение в процессе управления о том, как с данным документом поступить: поддержать либо нет; заниматься им либо выслать в архив; работать над ним без помощи других либо передать другим (подчиненным, сотрудникам из других подразделений по принадлежности).

Информация, помещаемая в документе, состоит из отдельных частей, именуемых реквизитами. Действующими в текущее время эталонами предусмотрен 31 реквизит Информационное обеспечение в процессе управления; часть реквизитов яв­ляется неотклонимыми, и на их базе происходит идентификация документов. К неотклонимым реквизитам относится, к примеру текст заглавие, заголовок к тексту, подпись, печать, индекс, наименование создателя (организации либо физического лица) и т. п.

Невзирая на лавинообразный рост объема письменной инфы, что не в последнюю очередь связано с Информационное обеспечение в процессе управления бюрократизацией уп­равления, решающую роль в процессе управления, в особенности опера­тивного, играет обмен устной информацией. Он бывает односторон­ним и многосторонним и осуществляется в процессе различного рода собраний, совещаний и бесед, носящих как официальный, так и неофициальный нрав.

6. Собрания и совещания как форма обмена управленческой информацией.

Совещания и Информационное обеспечение в процессе управления собрания представляют собой форму коллектив­ного обмена информацией, заканчивающуюся принятием конкрет­ных решений. Обычно они различаются кругом участников (на со­вещании находятся спецы либо заинтригованные лица; на собрании — весь персонал организации либо его представители); кругом обсуждаемых заморочек (на совещаниях рассматриваются кон­кретные текущие вопросы; на собраниях более общие, накопившие Информационное обеспечение в процессе управления­ся за определенный период); целью (совещания имеют оператив­ный нрав и призваны внести коррективы в деятельность предприятия; на собраниях сначала подводятся итоги и опре­деляются планы на будущее) и т. п.

Обычно эффективность подобного рода мероприятий невелика: как считают спецы, она не превосходит 10%, одной из ос­новных обстоятельств чего является неумение Информационное обеспечение в процессе управления подавляющего большинст­ва людей работать средством этой организационной формы деятельности. Навряд ли найдется другой вид коммуникаций, на осу­ществление которого тратилось бы столько времени и средств, от­влекалось бы от ежедневных дел столько людей, сколько для проведения собраний и совещаний, потому существует в большой степени справедливое мировоззрение о Информационное обеспечение в процессе управления том, что наилучшими из их являются те, которые вообщем не надо проводить. Но время от времени, невзирая ни на что, делать это все таки целенаправлено.

А именно, собрания и совещания созываются в тех случаях, когда необходимо сделать принципиальное сообщение, которое может породить существенное количество вопросов, требующих незамедлительного обсуж Информационное обеспечение в процессе управления­дения и уточнения на месте; когда необходимо достигнуть согласованного решения принципной препядствия, получить одобрение тех либо других принципиальных и суровых действий; проинструктировать группу людей по способам и процедуре выполнения некий принципиальной работы; когда требуется на публике разоблачить либо опровергнуть какую-то неверную информацию, слух. Но даже и в этих случаях Информационное обеспечение в процессе управления нужно пошевелить мозгами, не лучше ли принять единоличное решение либо поменяться воззрениями заочно, к примеру по телефону.

 Подготовка собраний и совещаний начинается с разработки повестки денька, которая согласовывается со всеми участниками, а потом уточняется и корректируется и в окончательном варианте раздается им до мероприятия.

Круг участников совещания должен быть Информационное обеспечение в процессе управления очень узеньким; приглашаются только те люди, без которых совсем нельзя обойтись: сотрудники, конкретно связанные с принимаемыми решениями, определенные их исполнители, спецы в соответственной области, также лица, имеющие опыт действий в ситуации, по поводу которой созывается совещание.

Если кандидатов для присутствия на совещании набирается очень много, лучше пригласить представителей, так Информационное обеспечение в процессе управления как мероприятие возможно окажется неуправляемым и не дать ожидаемых результатов.

Совещание должно начинаться в точно назначенный срок, определяемый временем, комфортным большинству участников (а не только лишь управлению!). Обычно идет речь о 2-ой половине денька, что обу­словлено чисто практическим подходом: возбужденные участники навряд ли сумеют продолжать нормальную работу Информационное обеспечение в процессе управления на собственных мест после бурных дебатов, и их лучше сразу отпустить домой.

Длительность совещаний, кроме чрезвычайных случаев, не должна превосходить 2-ух часов, и это не случаем. Пси­хологи отметили, что уже через 30—40 минут у людей наблюдаются признаки ослабления внимания; через 70—80 возникает физическая вялость; через 80—90 развивается отрицательная активность — дискуссии, занятие сторонними Информационное обеспечение в процессе управления делами; через 2 часа непрерывной работы ее участники готовы пойти на все, чтоб быстрее разойтись по домам. Понятно, что тут уже не до конструктивной плодотворной работы.

При проведении собраний и совещаний нужно строго придерживаться регламента: мероприятие начинается в точно назначенный срок без ожидания опаздывающих, и если не случается неожиданных событий Информационное обеспечение в процессе управления, должно быть закончено в предусмотренное время.

Очевидно, производственные «оперативки», где происходит «накачка» подчиненных, заслушивание их коротких сообщении и информирование о принятых «наверху» решениях не просит свтоль жесткого соблюдения вышеперечисленных критерий, но и тут нужно сберегать время и силы участников.

Фуррор хоть какого совещания либо собрания почти во всем находится в Информационное обеспечение в процессе управления зависимости от умелости его управляющего. Последний, если речь не идет об «оперативке», совершенно не непременно должен быть «боссом», но обязательно воспользоваться авторитетом и почтением собравшихся и лично знать плюсы и недочеты большинства присутствующих.

Первой обязанностью управляющего является психическая разгрузка участников мероприятия, выведение их из обыденного ру­тинного Информационное обеспечение в процессе управления состояния и включения в активную работу. Этого он до­стигает, создав благожелательную обстановку и наладив неформаль­ные дела, что позволяет в предстоящем обеспечить свободный обмен информацией, стопроцентно использовать опыт, познания и ком­петенцию людей.

Комфортабельная обстановка почти во всем обусловливается тем, что присутствующим предоставляется возможность свободно высказывать свое мировоззрение, комментировать разные точки Информационное обеспечение в процессе управления зрения и идеи, расслабленно готовиться к выступлениям и ответам на поставленные вопросы, беспрепятственно поменять свою точку зрения в связи с возникновением дополнительной инфы. Сразу пресекают­ся пустопорожние дебаты, нагое критиканство, монополизация вре­мени совещания для утверждения права на правду, ведется борьба с единомыслием, ибо при его возобладают совещание окажется Информационное обеспечение в процессе управления никчемным.

Другой обязанностью управляющего является решение органи­зационных заморочек: обеспечение соблюдения регламента, порядка и дисциплины посреди присутствующих (недопущение хождения, раз­говоров и т. п.), ведения протокола.

В конце концов, 3-я обязанность состоит в активизации аудитории и организации дискуссии. Для этого ему нужно пристально слушать выступающих, следить за ними Информационное обеспечение в процессе управления, фиксировать развитие обсуждения, его узловые моменты, замечать и поддерживать новые идеи, управлять конфликтами, находя собственный «ключ» к каждому из собравшихся. Так, спорщиков и всезнаек следует отдавать «на рас­терзание» аудитории, не позволять заниматься критиканством негативистам, припоминать о регламенте словоохотливым, крепить уве­ренность робких, адресовать присутствующим вопросы любознательных, тормошить Информационное обеспечение в процессе управления «сонь», перекрыть пробы больших «ши­шек» навязать собравшимся свое мировоззрение, применяя так именуемую стратегию «да, но...», другими словами, соглашаясь, сразу делать такие обмолвки, при которых это мировоззрение теряет смысл.

По воззрению психологов, фуррор общественной дискуссии почти во всем определяется применением ряда специфичных приемов, в част­ности, присутствием так именуемого «адвоката Информационное обеспечение в процессе управления дьявола», специ­ально защищающего очевидно не правовое дело.

Итоги совещания оцениваются количеством и качеством выра­ботанных на нем управленческих решений, и если таких не последовало, то оно оказывается никчемным. Конкретно в эти решения преобразуются «заготовки», изготовленные до мероприятия — различного рода справки, диаграммы, графики.

В ближайшее время в западных фирмах получили Информационное обеспечение в процессе управления распространение так именуемые «проблемные совещания» где происходит кооперативный поиск решения тех либо других принципиальных заморочек в диалоге меж рядовыми сотрудниками и ру­ководством. Обычно такие совещания проходят в три шага.

На первом шаге сотрудники (обычно 1-го уров­ня) встречаются с высшими руководителями и высказывают им все Информационное обеспечение в процессе управления «наболевшие» задачи, накопившиеся за истекший год. Индивидуальная критика при всем этом не допускается, потому что считается, что она понижает эффективность схожих меро­приятий. Обоснованность приобретенных сведений и жалоб проверяется на месте.

На втором — руководители, базируясь на приобретенной инфы, отыскивают вероятные пути решения поставленных заморочек.

На 3-ем шаге созывается общее собрание, на Информационное обеспечение в процессе управления котором разработанные на прошлом шаге варианты всесто­ронне дискуссируются и принимаются более подходящий в согласовании с которым все и должны действовать.

7. Организация деловых бесед.

Деловая беседа — это форма обмена информацией меж 2-мя либо несколькими лицами в «узком кругу». От совещаний и собра­ний она отличается не только Информационное обеспечение в процессе управления лишь количеством участников, да и более свободным нравом, как в отношении проблематики, так и пос­ледствий: официальные решения по итогам бесед принимаются не всегда, но при всем этом для их создается нужная почва (участни­ки получают информацию для размышлений, за которыми могут после­довать, а могут и не последовать Информационное обеспечение в процессе управления надлежащие деяния).

Беседы являются нужным составным элементом таких управленческих процедур, как оформление на работу либо уволь­нение служащих; аттестация работников; прием гостей; консультирование; деловые переговоры; неофициальные встречи и т. п.

По нраву беседы могут быть официальными и неофициаль­ными, так именуемыми «рабочими»; по направленности — целе­выми (преследующими определенные задачки) и свободными (напри Информационное обеспечение в процессе управления­мер, ознакомительными); регламентированными, другими словами осуществляющимися по определенным правилам и в предписанной последовательности (анкетирование) и нерегламентированными, бессистемными (дружественный разговор).

В отличие от других форм обмена информацией беседы харак­теризуются высочайшей степенью тесноты контактов, непосредствен­ностью общения, обязательностью оборотной связи. В итоге бе­седы делают подходящие условия для развития неформальных Информационное обеспечение в процессе управления, личных отношений.

Цикл деловой беседы состоит из 3-х шагов: предварительного, основного и заключительного. Разглядим их более тщательно.

Подготовка беседы начинается с определения цели, которую с ее помощью нужно достигнуть, и соответственно круга обсуждае­мых в связи с этим вопросов с учетом интересов напарника.

2-ой шаг на этом Информационное обеспечение в процессе управления шаге (если это нужно) — составление подготовительного портрета напарника на базе данных о его слу­жебном положении, политических взорах, отношении к окружа­ющим, публичной деятельности и наградах, возлюбленных и запре­тных темах для дискуссий. Такую информацию обычно получают у знакомых, партнеров, клиентов, журналистов и т. п. В то. же Информационное обеспечение в процессе управления время к ней нужно относиться осторожно, так как она находится под воздействием ряда личных событий, а именно: степени знакомства с тем, о ком речь идет; независимости либо зависимости от него; предвзятости либо непредвзятости по отношению к нему;

степени развитости у характеризующего тех свойств, о которых он гласит (ибо каждый Информационное обеспечение в процессе управления меряет других сначала, ориентируясь на себя); ситуацией, в какой эти свойства наблюдались.

3-ий шаг будет состоять в выработке стратегии беседы и ее плана, также разных тактических «заготовок», нужда в каких может появиться по ходу дела. План беседы включает схему изло­жения материала, предопределяющую почти во всем ее структуру; при­чем Информационное обеспечение в процессе управления, этой схемой допустимо воспользоваться открыто. Но как близко ей следовать, определяется, исходя из значимости беседы, числа ее участников, припаса времени, также опыта проведения подобного рода мероприятий.

Кроме плана на предварительном шаге составляется пред­варительный текст выступления, состоящий из набора главных понятий и слов, также детально разрабатываются, осваиваются его Информационное обеспечение в процессе управления отдельные куски, включающие полные формулировки дело­вых предложений, которые должны быть изготовлены партнерам.

Четвертым шагом предварительного шага беседы может быть ее репетиция поначалу наедине с собой, а потом, может быть, с кем-нибудь из коллег. Репетиции предшествует осмысление материала, запоминание очередности его изложения и отдельных фрагментов текста, так чтоб им Информационное обеспечение в процессе управления можно было бы свободно оперировал» и по мере надобности точно воспроизводить по памяти (в особенности это ка­сается цифровых данных и цитат).

5-ый шаг предварительного шага беседы состоит в определении времени и места ее проведения; при всем этом нужно учиты­вать их вероятное воздействие на ее итог (дома, как говорится Информационное обеспечение в процессе управления родные стенки помогают). И все это непременно согласовывается с партнерами.

Если участниками беседы являются сотрудники одной организации, то место беседы зависит только от того, где проще инсталлируются контакты. Это может быть кабинет управляющего, рабочее место подчиненного, особая комната для заседаний, также внеслужебная обстановка, прямо до домашней. С Информационное обеспечение в процессе управления сторонними лицами беседы проводятся или в кабинете пригласившего их, или в специальной комнате для гостей.

В любом случае лучше, чтоб помещение для бесе­ды было светлым, с теплой расцветкой стенок. Освещение отлично иметь регулируемое, чего можно достигнуть за счет внедрения нескольких видов осветительных приборов (в конце денька к примеру Информационное обеспечение в процессе управления, колоритное освещение не рекомендуется). Беседу лучше проводить, сидя в креслах у маленьких столиков (огромные столы делят, а не сближают партнеров, в особенности при размещении друг против друга, а на стуле нереально принять расслабленную позу. При неблагоприятном разви­тии беседы неуютная обстановка может привести се участников в брутальное состояние). Кресла (либо стулья Информационное обеспечение в процессе управления) должны быть схожей высоты, что подчеркивает равенство сторон. Участники обязаны иметь открытый доступ к карандашам, бумаге для записей, также к пепельнице (но курить можно только с согласия всех присутствующих). В це­лом вся обстановка должна настраивать на дружественный дело­вой лад.

2-ой шаг цикла — сама беседа — начинается с приветствия и Информационное обеспечение в процессе управления осмысления первых воспоминаний о партнерах, включая их настроение, почти во всем обусловливающее итог. Базы восприятия партнеров, как уже было показано, закладываются на подготовительном шаге и в целом формируются после первого контакта под воздействием таких событий, как "гало-эффект» (целостная оценка человека как приятного либо противного), стереотипы, настроение в момент Информационное обеспечение в процессе управления встречи, доминирующая потребность, защитные механиз­мы и т. п.

При всем этом необходимо учесть, что большая часть людей, что впол­не объяснимо, пробуют теми либо другими методами скрыть свое «Я». В большинстве случаев, как демонстрируют исследования, это делается методом использования различного рода «масок».

Одни становятся «черепахами», прячущими за непроби Информационное обеспечение в процессе управления­ваемым панцирем собственный внутренний мир от окружающих; другие — ощетинившимися «дикобразами», об иглы кото­рых просто уколоться; третьи — грозно рычащими «львами», стремящимися всех испугать; четвертые — «хамелеонами», стремительно приспосабливающимися к собеседнику и изменению обстановки; пятые оказываются совсем «бесцветными», так что идентифицировать их вообщем нереально. Последующим шагом после приветствия Информационное обеспечение в процессе управления и оценки партеров яв­ляется выяснение реального припаса времени, которым располагает каждый участник беседы, чтоб по ходу дела внести нужные коррективы в ее предполагаемый ход и содержание.

После чего в случае, если беседа проводится с сторонними заблаговременно приглашенными лицами, могут быть поданы кофе, чай, су­хая выпечка.

Фактически беседа начинается со Информационное обеспечение в процессе управления вступительной части, объем которой может занимать до 15% общего времени. Ее задачка состоит в снятии психической напряженности и установлении контак­тов с собеседниками. Достигается это методом сотворения атмосферы взаимопонимания, проявления искреннего сострадания к личности и делам партнеров, подчеркивания приоритетности интересов последних,  одновременно привлекая их внимание к своим. Обычно ини Информационное обеспечение в процессе управления­циатива тут принадлежит владельцу либо старшему по возрасту.

После снятия психического напряжения перебегают непо­средственно к самой беседе. Этот переход может быть прямым, без вступления, и начинаться с лаконичного изложения сущности дела, что в главном присуще краткосрочным незначительным контактам меж управляющим и подчиненным. Он может начинаться с по­становки Информационное обеспечение в процессе управления ряда проблемных вопросов, относящихся к теме беседы. Он может, в конце концов, отталкиваться от упомянутых в общении на общую тему фактов и событий, которые прямо либо косвенно связа­ны с обсуждаемой проблематикой.

В главной части беседы активной стороной обычно является зачинатель (исключение составляет отчетная беседа с подчиненным). Он старается от начала Информационное обеспечение в процессе управления до конца придерживаться избранного ос­новного направления, ведущего к поставленной задачи. Это достигается поочередной постановкой вопросов в заблаговременно определенном порядке и проведением своей основной мысли.

Высказываться и формулировать вопросы в процессе беседы необходимо в ясных, обычных выражениях, сразу пристально вслушиваясь в смысл слов собеседника и пытаясь Информационное обеспечение в процессе управления осознать, что за ними стоит.

В процессе беседы принципиально узнать, почему собеседник принимает ситуацию конкретно так, а не по другому, потому ему нужно дать возможность на сто процентов выговориться, в нужные моменты делая замечания либо задавая вопросы, но избегая при всем этом вступления в дискуссию.

После того, как собеседник выскажется, ему Информационное обеспечение в процессе управления нужно показать свой взор на вещи, показав делему с другой стороны. Делать это необходимо тихо, благожелательно, аргументирование, не уличая его в ошибках и не настаивая неоспоримо на своем мировоззрении — чем больше человек желает в чем либо уверить другого, тем меньше он должен утверждать, в особенности сначала разговора. Беседу Информационное обеспечение в процессе управления нужно вести так, чтоб партнер мог в итоге сам опровергнуть свои неверные суждения.

В конце беседы владелец либо зачинатель подводит ее итоги, указывает, как может быть применена приобретенная в ее процессе информация, призывает собеседников к ее осмыслению и предстоящим активным действиям.

Если время беседы специально не регламентировалось (что Информационное обеспечение в процессе управления в большинстве случаев имеет место при приеме гостей), это является сигналом для окончания встречи. Для непонятливых партнеров разработан особый комплекс приемов вил вежливости дать им осознать, что беседа завершена и у владельца имеются другие дела..

Третьим шагом цикла беседы является ее критичный разбор на базе изготовленных записей, позволяющий ответить на Информационное обеспечение в процессе управления вопросы: как четкими были формулировки; все ли было сказано; всегда ли удавалось получить удовлетворительные ответы; не инспирированы ли были последние желанием угодить владельцу; могли ли быть собеседники более откровенными; не оказывалось ли на их излишнее психологическое давление; как непосредственно, комфортабельно они себя ощущали; можно ли считать результаты бе­седы удовлетворительными; нужно Информационное обеспечение в процессе управления ли, а если да, то когда, продолжить обсуждение данных вопросов.

         

8. Теория инфы.

Система управления созданием представляет собой совокупа взаимосвязанных частей (информация, технические средства, спецы, функции управления), обеспечивающие при их скоординированном содействии реализацию поставленных целей.

          Теория инфы — это наука, изучающая коммерческие закономерности, связанные с получением, передачей, обработкой и Информационное обеспечение в процессе управления хранением инфы. Ее главные положения были сформулированы Сенноном в 40-х годах н.э. Теория инфы является нужным составляющим управления и играет важную роль в научном менеджменте.

Информация — наличие неких сведений о состоянии объекта и окружающей наружной среде. Неважно какая информация, чтоб быть переданной, должна быть закодирована. Сигналами могут Информационное обеспечение в процессе управления быть световые либо световые импульсы, сигналы и т.д. Чтоб решить задачки инфы, необходимо научиться определять количество объема передаваемой инфы, пропускную способность канала.

Получила заглавие Энтропии — меры неопределенного состояния физической системы.

Хоть какое сообщение представляет собой совокупа сведений о некой физической системе. Степень неопределенности физической системы определяется не только лишь числом его Информационное обеспечение в процессе управления вероятных состояний, да и числом его вероятностей.

Разглядим некую величину X, которое охарактеризовывает состояние системы. Тогда

                  

                   Pi = P(X~xi) — возможность того, что система при состоянии xi будет определяться этим выражением


xi

x1

x2

xn

Pi

P1

P2

Pn


Для описания степени неопределенной системы не принципиально численное значение каждого x, а принципиальна Информационное обеспечение в процессе управления степень.

В качестве меры априорного неопределения в теории применяется особая единица измерения — энтропия. Понятие энтропии является главным

                                    n

                H(X) = - S Pi * log Pi

                                  i = 1


Энтропия обладает рядом параметров:

1. Обращается в ноль, когда одно из составляющих достоверно, а другое состояние нереально;

2. При данном числе состояний она обращается в максимум, когда эти состояния равновероятны Информационное обеспечение в процессе управления;

3. Обладает свойством адитивности, т.е. когда несколько независящих систем объединены в одну, то энтропия складывается.


xi

x1

x2

Pi

½

½

          Метод энтропии системы равен 1.


Надежность инфы.

          Надежность передачи инфы определяется надежностью соединения частей в информационной системе.

          При поочередном соединении частей выход из строя хотя бы 1-го элемента приводит к Информационное обеспечение в процессе управления отказу всей системы. Возможность неотказной работы будет приравниваться произведению вероятностей неотказной работы каждого элемента системы.


                                                       n                                      n

          Pc = P1*P2*…*Pn ;   Pc = P Pc ;   Pc(t) = P Pi (t) .

                                                                           i = 1                                 i = 1

          Если в уравнении возможность неотказной работы схожа, то                            

          Pc(t) = P Pªi (t), где  (a = n)

          При параллельном Информационное обеспечение в процессе управления соединении частей система в целом отказывает при выходе из строя всех частей. Возможность отказа системы равно вероятности отказа всех частей.

         

          qc(t) = q1(t) * q2(t) * … * qn(t) ;

         

            n                                                        n

qc(t) = P qi (t) ;      Pc(t) = 1- P qi (t)  — возможность

                  i = 1                                                 i = 1

                                                                    неотказной работы.


Продолжительность передачи инфы.

k1       k2                                         kr Информационное обеспечение в процессе управления           kn            



 время

переноса



                                 цикл


 k

S t2 — продолжительность сигнала.

  i


 k              k-1

S t2 + S = tg  — время процесса передачи инфы,

  i                i

                         k-1

                где  S — время переноса инфы

                          i


Процесс восприятия (передачи) инфы.


          Разглядим как прохождение через три фильтра:




2


3

4

Принято

а

Понято

б








1 — Физический фильтр;

2 — Соматический фильтр;

3 — Прагматический фильтр;

4 — Использованная информация;

а — Статистическая информация;

б — Семантическая информация;

в — Прагматическая Информационное обеспечение в процессе управления информация.


9. Организация коммуникативных процессов.

          Надежность и эффективность передачи инфы находится в зависимости от коммуникабельности, т.е. передачи инфы от 1-го субъекта другому. В качестве субъектов могут выступать как отдельные лица, так и организации.

          Обмен инфы включает три шага:

1. Инициирование;

2. Передача инфы от источника в пункт предназначения;

3. Воздействие инфы на получателя Информационное обеспечение в процессе управления и его отклик.


Процесс передачи инфы.


Лицо, генерирующее идею.

Вербальный и невербальный комплекс.

                                      Кодирование

                                     


                                           Канал


Декодирование.

Речь, письмо.

Передача



                                             


Отклик.

Декодирование.

 Канал




Прим.: Передача инфы сопровождается шумом.

             Субъекты меж собой могут иметь разные конфигурации этой связи.


Эталоны коммуникационной сети.


               

1                2                3               4           5                6

                                                                            


1. Всеканальная связь;

2. Колесо;

3. Вертушка;

4. Колесо;

5. Цепочка;

6. Вертушка.


Есть коммуникационные сети, имеющие Информационное обеспечение в процессе управления вертикальную, горизонтальную и диагональную связь.

От различных видов коммуникации можно получить различную степень богатства инфы.

Разглядим одну из схем связи:



                           Горизонтальная связь
















                            

                             Диагональная связь.


                           Вертикальная связь


                                                                   Организация


          Виды коммуникаций:

§ Разговор «лицо к лицу»;

§ Телефонный разговор;

§ Личное послание;

§ Деловое письмо;

§ Статистические данные.


Коммуникабельные стили.

          Сами по для себя коммуникабельные стили — стили, с помощь которых Информационное обеспечение в процессе управления один индивид предпочитает строить свои дела с другим. За базу оценки этих стилей принимают две главные переменные:

1. Степень открытости по отношению к другим;

2. Адекватность оборотной связи.


Разные стили можно подразделить на 5 групп:

1) Открытие себе;

2) Реализация себя;

3) Замыкание внутри себя;

4) Защита себя

5) Торговаться за себя.


Это разделение стилей и их связь Информационное обеспечение в процессе управления можно представить в виде матрицы:


     1               2

     3               4

Открытость

5

по отношению к другим.



 Адекватность оборотной связи.


         

1 Характеризуется тем, что тот, кто говорит, стремится открыть для себя. Недочет: сравнимо низкая адекватность. Больше гласит и меньше принимает.

2 Характеризуется высочайшей степенью открытости и высочайшей степенью адекватности.

3 Характеризуется низким уровнем открытости и адекватности. Больше прислушивается к Информационное обеспечение в процессе управления себе.

4 Характеризуется тем, что один индивид больше слушает другого, меньше гласит за себя.

5 Характеризуется умеренной открытостью и умеренной обратной связью.

          Информация, посланная отправителем с внедрением слов, именуется вербальной. Посланная же без слов — невербальной.

          Доведение инфы либо организация распространения инфы может быть различной. Одна информация — это информация, которая должна быть доведена Информационное обеспечение в процессе управления до каждого работника (несет общий фактор).

          Передача инфы огромного объема проходит методом отсеивания. Надлежащие лица занимаются тем, что они сортируют информацию на предмет того, должна ли она быть передана руководителю либо нет. Это так именуемый способ отсеивания инфы.

          В жизни информацию можно поделить на:

1. Формальную — информацию, передача которой Информационное обеспечение в процессе управления осуществляется в согласовании с действующими инструкциями и предписаниями. Недочет таковой инфы в том, что она преодолевает огромное число каналов, что занимает много времени.

2. Неформальную — информацию, получаемую неформальным методом от компетентных работников.

В действительности эти два вида инфы смешиваются.



informacionnoe-antipole-i-teoriya-zapretov.html
informacionnoe-izdanie-administracii-krasnochetajskogo-selskogo-poseleniya-krasnochetajskogo-rajona-chuvashskoj-respubliki.html
informacionnoe-nauchnoj-i-nauchno-organizacionnoj-deyatelnosti.html